Prelucrarea datelor

Domeniul de aplicare. Legislație. Definiții

1.1. Domeniul de aplicare

Politică Generală privind protecția datelor cu caracter personal (în continuare ”Politica Generală”) este aplicabilă tuturor activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către GEM GLOW SRL.

Politica Generală descrie modalitatea prin care GEM GLOW SRL prelucrează date cu caracter personal ale utilizatorilor site-ului serenityorgone.ro, fiind stabilite și detaliate principiile aplicabile prelucrării de date cu caracter personal în cadrul GEM GLOW SRL.

1.2. Dispoziții legale aplicabile

Prezenta Politică Generală este întemeiată în principal pe dispozițiile:

 Regulamentului (UE) nr. 679/2016 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (în continuare „Regulamentul”),

 Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

Dispozițiile legale aplicabile prevalează asupra Politicii Generale în măsura în care conțin prevederi divergente sau cerințe suplimentare.

1.3. Definiții

a) „creare de profiluri” înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanța la locul de muncă, situația economică, sănătatea, preferințele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia;
b) „consimțământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;
c) „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”);
d) „date sensibile” înseamnă date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice;
e) „date genetice” înseamnă datele cu caracter personal referitoare la caracteristicile genetice moștenite sau dobândite ale unei persoane fizice, care oferă informații unice privind fiziologia sau sănătatea persoanei respective și care rezultă în special în urma unei analize a unei mostre de material biologic recoltate de la persoana în cauza;
f) „date biometrice” înseamnă date cu caracter personal care rezultă în urma unor tehnici de prelucrare specifice referitoare la caracteristicile fizice, fiziologice sau comportamentale ale unei persoane fizice care permit sau confirmă identificarea unică a respectivei persoane, cum ar fi imaginile faciale sau datele dactiloscopice;
g) „date privind sănătatea” înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistență medicală, care dezvăluie informații despre starea de sănătate a acesteia;
h) „destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (caruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari dacă prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;
i) „evidență a activităților de prelucrare” sau „registrul datelor cu caracter personal” înseamnă un registru creat de GEM GLOW SRL conform Regulamentului pentru a păstra evidența activităților de prelucrare desfășurate de către GEM GLOW SRL fie în calitate de operator, fie în calitate de împuternicit și care poate fi consultat prin solicitare de către Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal;
j) „împuternicit” sau „persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal pe seama operatorului;
k) „încălcarea securității datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;
l) „operator” înseamnă GEM GLOW SRL care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
m) „persoană vizată” înseamnă persoana fizică identificată sau identificabilă prin prelucrarea datelor cu caracter personal. O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
n) „prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
o) „pseudonimizare” înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea să nu mai poată fi atribuite unei anume persoane vizate fără a se utiliza informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații suplimentare să fie stocate separat și să facă obiectul unor măsuri de natură tehnică și organizatorică care să asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile;
p) „restricționarea prelucrării” înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;
q) „responsabil de protecția datelor cu caracter personal” înseamnă persoana responsabilă din cadrul GEM GLOW SRL de îndeplinirea cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal, fie că a fost desemnată ofițer de protecția datelor în sensul Regulamentului sau doar a primit anumite însărcinări în acest sens, în cazul în care nu există un ofițer de protecția datelor desemnat;
r) „terț” sau „parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

Principiile prelucrării datelor

Activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal desfășurată de către GEM GLOW SRL se realizează cu respectarea drepturilor și libertăților persoanei vizate prin raportare la cerințele legale aplicabile și la principiile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal.

2.1. Principiul Legalității, Echității și Transparenței

Principiul prelucrării echitabile și transparente asigură că persoana vizată este informată cu privire la existența unei operațiuni de prelucrare și la scopurile acesteia.

Orice acțiune de prelucrare a datelor cu caracter personal trebuie să se întemeieze pe unul dintre temeiurile prevăzute de Regulament, și anume:

a) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

b) prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

c) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

d) prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;

e) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este investit operatorul;

f) prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.

GEM GLOW SRL, în calitate de operator, trebuie să furnizeze persoanei vizate orice informații suplimentare necesare pentru a asigura o prelucrare echitabilă și transparentă, ținând seama de circumstanțele specifice și de contextul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pot fi colectate fie

(i) chiar de la persoana vizată însăși, fie

(ii) de la altă persoană fizică sau juridică sau din surse publice.

La momentul colectării datelor cu caracter personal, sau dacă nu sunt colectate de la persoana vizată, în cel mai scurt timp posibil după colectare, GEM GLOW SRL are o obligație de informare a persoanelor vizate în situația în care este operator al acelor date.

Persoana vizată trebuie să fie informată cu privire la următoarele aspecte legate de prelucrarea datelor sale personale:

a) identitatea operatorului și datele acestuia de contact (adică ce entitate colectează datele), precum și datele de contact ale responsabilului de protecția datelor, dacă este cazul;
b) tipurile și categoriile de date colectate, în cazul în care datele nu au fost colectate de la persoana vizată;
c) scopurile și temeiul legal al prelucrării;
d) interesul legitim urmărit care justifică prelucrarea, dacă este aplicabil;
e) terțele persoane către care datele pot fi comunicate;
f) durata prelucrării, perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;
g) drepturile persoanei vizate: de a solicita accesul la datele cu caracter personal, rectificarea sau ștergerea acestora, restricționarea prelucrării, de a se opune prelucrării, la portabilitatea datelor, de a-și retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor, de a depune o plângere în fața autorității;
h) precizarea situației în care colectarea este obligatorie potrivit legii sau a contractului, sau este necesară pentru încheierea unui contract, precum a celei în care persoana vizată trebuie să furnizeze datele cu caracter personal, și consecințele unui refuz;
i) existența unui proces decizional automatizat, incluzând crearea de profiluri, precum și logica utilizată și consecințele unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată;
j) pentru ipoteza în care datele cu caracter personal nu au fost colectate de la persoana vizată, operatorul trebuie să informeze persoana vizată cu privire la sursa datelor și, dacă este cazul, dacă acestea provin din surse disponibile public.

În situația în care datele cu caracter personal nu au fost obținute de la persoana vizată, GEM GLOW SRL, în calitate de operator trebuie să furnizeze informațiile menționate mai sus:

într-un termen rezonabil după obținerea datelor cu caracter personal, dar nu mai mare de o lună, ținându-se seama de circumstanțele specifice în care sunt prelucrate datele cu caracter personal;
dacă datele cu caracter personal urmează să fie utilizate pentru comunicarea cu persoana vizată, cel târziu în momentul primei comunicări către persoana vizată respectivă; sau
dacă se intenționează divulgarea datelor cu caracter personal către un alt destinatar, cel mai târziu la data la care acestea sunt divulgate pentru prima oară.

În cazul în care GEM GLOW SRL, în calitate de operator, intenționează să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost obținute, va furniza persoanei vizate, înainte de această prelucrare ulterioară, informații privind scopul secundar, respectiv și orice informații suplimentare relevante.

Informarea nu este necesară dacă și în măsura în care persoana vizată deține deja informațiile, sau în cazul în care datele au fost obținute din altă sursă:

Dacă furnizarea acestor informații se dovedește a fi imposibilă sau ar implica eforturi disproporționate sau în măsura în care obligația de informare este susceptibilă să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective. În astfel de cazuri, operatorul ia măsuri adecvate pentru a proteja drepturile, libertățile și interesele legitime ale persoanei vizate, inclusiv punerea informațiilor la dispoziția publicului; sau
obținerea sau divulgarea datelor este cerută de lege, aceasta prevăzând măsuri adecvate pentru a proteja interesele legitime ale persoanei vizate; sau
în cazul în care datele cu caracter personal trebuie să rămână confidențiale în temeiul unei obligații statutare de secret profesional reglementate de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul intern.

2.1.1. Aspecte specifice privind aplicarea principiului Legalității, Echității și Transparenței

GEM GLOW SRL trebuie să acorde o atenție specială în situația în care prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în temeiul unui interes legitim.

Interesele legitime ale GEM GLOW SRL, inclusiv cele ale unui operator căruia îi pot fi divulgate datele cu caracter personal sau ale unei terțe părți, pot constitui un temei juridic pentru prelucrare, cu condiția să nu prevaleze interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, luând în considerare așteptările rezonabile ale persoanelor vizate bazate pe relația acestora cu operatorul.

Existența unui interes legitim necesită o analiză exigentă (”balancing test”) între ceea ce este necesar în interesul legitim al GEM GLOW SRL (sau al unor terți) și interesul sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate.

Printre factorii relevanți a fi luați în considereare se pot enumera următorii:

natura și sursa interesului legitim și faptul dacă prelucrarea datelor este necesară pentru exercitarea drepturilor și intereselor legitime ale operatorului prin raportare la natura obiectului de activitate, natura activității ce se intenționează a fi desfășurată;
impactul asupra persoanei vizate și așteptările rezonabile ale acesteia cu privire la ce se va întâmpla cu datele sale, precum și natura datelor și modul în care acestea sunt prelucrate;

iii. garanțiile suplimentare care ar putea limita impactul nejustificat asupra persoanei vizate, cum ar fi minimizarea datelor, tehnologiile menite să sporească protecția vieții private; creșterea transparenței, dreptul general și necondiționat de excludere voluntară și portabilitatea datelor

Prelucrarea datelor sensibile [date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice] este permisă numai dacă:

a) persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
b) prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate în domeniul ocupării forței de muncă și al securității sociale și protecției sociale, în măsura în care acest lucru este autorizat de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul intern ori de un acord colectiv de muncă încheiat în temeiul dreptului intern care prevede garanții adecvate pentru drepturile fundamentale și interesele persoanei vizate;
c) prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice, atunci când persoana vizată se află în incapacitate fizică sau juridică de a-și da consimțământul;
d) prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către persoana vizată;
e) prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță sau ori de câte ori instanțele acționează în exercițiul funcției lor judiciare;
f) prelucrarea este necesară în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, de evaluarea capacității de muncă a angajatului, de stabilirea unui diagnostic medical, de furnizarea de asistență medicală sau socială sau a unui tratament medical sau de gestionarea sistemelor și serviciilor de sănătate sau de asistență socială, în temeiul dreptului Uniunii Europene sau al dreptului intern sau în temeiul unui contract încheiat cu un cadru medical și sub rezerva respectării condițiilor și garanțiilor prevăzute de Regulament.

2.1.2. Consimțământul persoanei vizate

Consimțământul trebuie acordat printr-o acțiune neechivocă care să constituie o manifestare liber exprimată, specifică, în cunoștință de cauză și clară a acordului persoanei vizate pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal.

Consimțământul trebuie să vizeze toate activitățile de prelucrare efectuate în același scop sau în aceleași scopuri. Dacă prelucrarea datelor se face în mai multe scopuri, consimțământul trebuie dat pentru fiecare dintre scopurile prelucrării. În cazul în care consimțământul persoanei vizate trebuie acordat în urma unei cereri transmise pe cale electronică, cererea respectivă trebuie să fie clară și concisă și să nu perturbe în mod inutil utilizarea serviciului pentru care se acordă consimțământul.

Pentru ca acordarea consimțământului să fie în cunoștință de cauză, persoana vizată trebuie să fie informată cel puțin despre identitatea operatorului și scopurile prelucrării cărora sunt destinate datele cu caracter personal. Consimțământul nu trebuie considerat ca fiind acordat în mod liber dacă persoana vizată nu dispune cu adevărat de libertatea de alegere sau nu este în măsură să refuze sau să își retragă consimțământul fără a fi prejudiciată.

Persoana vizată are dreptul să își retragă în orice moment consimțământul. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Înainte de acordarea consimțământului, persoana vizată este informată cu privire la acest lucru. Retragerea consimțământului se face la fel de simplu ca acordarea acestuia.

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate, GEM GLOW SRL trebuie să fie în măsură să demonstreze faptul că persoana vizată și-a dat consimțământul pentru operațiunea de prelucrare.

2.2. Principiul limitării legate de scop

Pentru fiecare activitate care vizează prelucrarea datelor cu caracter personal GEM GLOW SRL trebuie să identifice scopurile pentru care au fost inițial colectate datele cu caracter personal.

În cazul în care prelucrarea se face în alt scop decât cel pentru care datele cu caracter personal au fost colectate și nu se bazează pe consimțământul persoanei vizate sau nu este întemeiată pe dispoziții legale, pentru a stabili dacă prelucrarea în alt scop este compatibilă cu scopul pentru care datele cu caracter personal au fost colectate inițial, GEM GLOW SRLia în considerare, printre altele:

Identificarea modalității/ contextului inițial de colectare;
Categoriile de date cu caracter personal colectate – natura datelor cu caracter personal;

iii. Scopurile prelucrării ce se intenționează a fi desfășurată;

Orice legătură dintre scopurile în care datele cu caracter personal au fost colectate și scopurile prelucrării ulterioare preconizate;
Posibilele consecințe asupra persoanelor vizate ale prelucrării ulterioare preconizate;

2.3. Principiul reducerii la minimum a datelor cu caracter personal care se prelucrează

GEM GLOW SRL trebuie să se asigure că sunt colectate, utilizate și, în general, prelucrate doar acele date cu caracter personal necesare pentru atingerea scopurilor legitime care au fost urmărite inițial.

Anonimizarea și pseudonimizarea trebuie folosite, atunci când este posibil, pentru reducerea sau protejarea datelor cu caracter personal prelucrate și dacă costurile ocazionate de acestea sunt proporționale într-un mod rezonabil cu scopul propus.

Datele cu caracter personal nu trebuie să fie stocate pentru potențiale scopuri viitoare, cu excepția cazului în care există un temei legal pentru stocarea datelor (de exemplu, obligația legală de a păstra statele de plată pentru o perioadă de timp mai îndelungată).

2.4. Principiul exactității datelor

Datele cu caracter personal prelucrate trebuie să fie corecte, complete și actualizate la zi atunci când este cazul. În acest sens, trebuie luate măsuri adecvate pentru a se asigura că datele ce nu corespund realității, incomplete și neactualizate sunt șterse, corectate, suplimentate sau actualizate. Acuratețea datelor trebuie verificată la momentul la care acestea sunt colectate, precum și la diferite intervale de timp.

2.5. Principiul limitării legate de stocare

Datele cu caracter personal trebuie păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele.

Datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare stiințifică sau istorică ori în scopuri statistice, sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate.

GEM GLOW SRL trebuie să stabilească perioade de stocare a datelor cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criterii pentru determinarea perioadei de stocare. După expirarea perioadei de stocare, datele trebuie șterse, iar GEM GLOW SRL trebuie să poată face dovada ștergerii datelor respective.

GEM GLOW SRL va adopta măsuri pentru ștergerea fiecărui tip de date, putând să se coordoneze în acest sens cu Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal. Respectarea acestui principiu trebuie să fie impusă tuturor angajaților GEM GLOW SRL, cu mențiunea că toate departamentele trebuie să respecte perioade de timp pentru care datele pot fi stocate, precum și criteriile care au dus la determinarea perioadelor respective.

2.6. Principiul integrității și confidențialității

Datele cu caracter personal sunt considerate date cu caracter secret și trebuie tratate ca fiind confidențiale. Angajații GEM GLOW SRL trebuie să acceseze date cu caracter personal doar în măsura necesară îndeplinirii îndatoririlor de serviciu („principiul trebuie-să-știu”). Angajații nu trebuie să folosească date cu caracter personal în scopuri personale, să le divulge sau să le facă accesibile către persoane neautorizate.

Noii angajați vor fi informați la momentul angajării despre obligațiile ce le revin pentru păstrarea secretului datelor cu caracter personal. Aceaste obligații continuă și după încetarea relațiilor de muncă.

Angajații vor respecta măsurile tehnice și organizaționale aplicate de GEM GLOW SRL pentru a preîntâmpina accesul neautorizat, prelucrarea nelegală sau divulgarea datelor cu caracter personal, precum și a pierderilor accidentale, a modificărilor și distrugerilor acestora.

Angajații vor coopera la evaluarea și testarea periodică cu privire la eficiența măsurilor tehnice și organizaționale în asigurarea protecției datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi transferate unor terți furnizori de servicii care respectă aceleași politici și proceduri și care sunt de acord să implementeze măsuri adecvate cu privire la aceste aspecte.

Toți angajații vor coopera la menținerea securității datelor prin protejarea confidențialității, integrității și disponibilității acestora, definite după cum urmează:

a) confidențialitate înseamnă că doar persoanele care au nevoie să știe și sunt autorizate să folosească date cu caracter personal, le pot accesa;
b) integritate înseamnă că datele personale sunt corecte și potrivite pentru scopul pentru care au fost prelucrate;
c) disponibilitatea acestora înseamnă că persoanele autorizate au acces la datele cu caracter personal atunci când le sunt necesare pentru scopurile autorizate.
Evidența activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal

GEM GLOW SRL va păstra o evidență a activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal sub forma unui registru, care va conține următoarele informații:

a) numele și datele de contact ale operatorului și, după caz, ale operatorului asociat, ale reprezentantului operatorului și ale responsabilului cu protecția datelor;
b) scopurile prelucrării;
c) o descriere a categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal;
d) categoriile de destinatari cărora le-au fost sau le vor fi divulgate datele cu caracter personal, inclusiv destinatarii din țări terțe sau organizații internaționale;
e) dacă este cazul, transferurile de date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională, inclusiv identificarea țării terțe sau a organizației internaționale respective și, în cazul transferurilor către o țară terță, documentația care dovedește existența unor garanții adecvate;
f) acolo unde este posibil, termenele-limită preconizate pentru ștergerea diferitelor categorii de date;
g) acolo unde este posibil, o descriere generală a măsurilor tehnice și organizatorice de securitate.

Evidența prelucrării va fi păstrată de GEM GLOW SRL atât pentru prelucrările realizate în calitate de operator, cat și pentru prelucrările realizate ca împuternicit. În acest ultim caz, registrul va conține informațiile reglementate la punctele b), e) și g) de mai sus, precum și datele operatorului și, dacă este aplicabil, ale reprezentantului acestuia. Conducerea GEM GLOW SRL va desemna persoanele responsabile cu întocmirea, menținerea și actualizarea Registrului privind prelucrarea datelor.

Registrul de date cu caracter personal va fi verificat periodic de Resposabilul de date cu caracter personal pentru a reflecta instrucțiunile emise de autorități în domeniu, precum și realitatea prelucrărilor desfășurate de către GEM GLOW SRL.

Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal

GEM GLOW SRL a desemnat un responsabil cu protecția datelor. Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal asigură aplicarea Politicii Generale, în măsura în care va considera necesar dezvoltând și Politici Conexe și Ghiduri de Confidențialitate.

Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal trebuie contactat în legatură cu orice întrebări cu privire la aplicarea acestei Politici Generale, privind protecția datelor cu caracter, precum și privind orice aspecte care vizează activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal ar trebui contactat în următoarele situații:

a) în cazul în care există o incertitudine cu privire la temeiul pe care este întemeiată prelucrarea datelor cu caracter personal;
b) dacă se urmărește obținerea consimțământului persoanelor vizate pentru o anumită prelucrare de date cu caracter personal;
c) în cazul în care există o incertitudine cu privire la perioada de păstrare a datelor cu caracter personal pentru o anumită prelucrare;
d) în cazul în care există o incertitudine cu privire la măsurile de siguranță ce ar trebui implementate pentru protecția datelor cu caracter personal;
e) în cazul în care a existat o încălcare a securității datelor cu caracter personal;
f) în cazul în care există o incertitudine cu privire la transferul unor date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European;
g) în cazul în care este necesară asistență în legatură cu drepturi invocate de către o persoană vizată;
h) ori de câte ori are loc o prelucrare a datelor cu caracter personal complet nouă sau cu modificări substanțiale pentru care ar fi necesară reflectarea în registrul datelor cu caracter personal sau ar fi necesară o evaluare a impactului asupra protecției datelor sau se urmărește utilizarea datelor pentru alte scopuri decât cele pentru care au fost colectate;
i) în cazul în care se urmărește întreprinderea unor activități care implică prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri sau existența unor procese decizionale automate;
j) în cazul în care este necesară asistență pentru respectarea legii aplicabile în cazul desfășurării unor activități de comunicare / informare;
k) în cazul în care este necesară asistență în legătură cu anumite contracte sau relații cu alte entități care primesc, transmit sau prelucrează date cu caracter personal în relația cu GEM GLOW SRL.

Divulgarea datelor cu caracter personal.

Datele cu caracter personal pot fi divulgate doar dacă partea care le primește este personal responsabilă de datele pe care le-a primit sau doar dacă partea care le primește le va folosi în conformitate cu intrucțiunile primite de la partea care a divulgat.

Datele cu caracter personal pot fi divulgate doar pentru scopuri permise menționate în evidența GEM GLOW SRL, în vederea desfășurării activității GEM GLOW SRL, pentru respectarea obligațiilor legale sau dacă există consimțământul persoanei vizate.

Astfel, pot fi comunicate date cu caracter personal către terțe persoane, precum furnizorii de servicii, dacă:

a) este necesar ca aceste persoane să cunoască aceste informații pentru îndeplinirea obligațiilor contractate;
b) comunicarea datelor este în acord cu notificarea transmisă persoanei vizate referitoare la protecția datelor sau, dacă este necesar, a fost obținut consimțământul persoanei vizate;
c) terța persoană s-a obligat să respecte standardele de protecția datelor cu caracter personal, politicile și procedurile aplicabile, precum și să ia măsuri adecvate de securitate;
d) în cazul transferului de date într-o țară terță sunt respectate măsurile de protecție detaliate în acest capitol și în Regulament, conform consultării cu Responsabilul pentru protecția datelor cu caracter personal.

Împuterniciți

În situațiile în care prelucrarea urmează să fie realizată de o altă persoană fizică sau juridică pe seama GEM GLOW SRL, aceasta va fi un împuternicit în sensul Regulamentului și trebuie să ofere suficiente garanții pentru punerea în aplicare a unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal pe care le va procesa pe seama GEM GLOW SRL și respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Prealabil oricărei utilizări a datelor de către un împuternicit este necesar să existe un acord scris încheiat între GEM GLOW SRL și împuternicit (acord de prelucrare a datelor cu caracter personal).

Împuternicitul nu trebuie să folosească datele cu caracter personal pe care le primește în scopuri personale sau ale unei terțe persoane fără consimțământul prealabil al GEM GLOW SRL.

GEM GLOW SRL trebuie să fie notificat în prealabil dacă împuternicitul intenționează să subcontracteze obligațiile ce îi revin în executarea acelui contract. GEM GLOW SRL are dreptul să se opună unei astfel de subcontractări. Însă, dacă subcontractarea este permisă, GEM GLOW SRL trebuie să se asigure că împuternicitul va impune și noilor subcontractanți aceleași obligații de securitate, tehnice și organizatorice ce ii revin împuternicitului potrivit contractului încheiat cu acesta.

Transfer în Țări Terțe

GEM GLOW SRL trebuie să identifice acțiunile de transfer care se realizează către țări terțe.

Dacă datele cu caracter personal colectate și deținute de GEM GLOW SRL sunt transferate către o persoană situată într-o altă țară decât cea în care își are sediul GEM GLOW SRL, persoana care primește datele trebuie să garanteze un nivel de protecție al datelor cu caracter personal echivalent cu nivelul asigurat de către GEM GLOW SRL, precum și de prevederile europene în materie.

Regulamentul restricționează transferul datelor către țări din afara Spațiului Economic European, astfel încât să se asigure că nivelul de protecție asigurat persoanelor vizate de către Regulament nu este diminuat.

Datele cu caracter personal pot fi transferate în afara Spațiului Economic European, doar dacă una dintre următoarele condiții sunt îndeplinite:

a) Comisia Europeană a emis o decizie prin care confirmă faptul că respectiva țară către care se intenționează să se transfere date asigură un nivel adecvat de protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate. Pentru a afla care sunt aceste țări la un anumit moment dat se va consulta departamentul juridic sau persoanele autorizate să se ocupe de protecția datelor cu caracter personal;
b) În relația contractuală cu persoana din altă țară care primește datele sunt aplicabile măsuri de protecție adecvate, clauze contractuale standard aprobate de către Comisia Europeană, a fost aprobat un cod de conduită sau un mecanism de certificare menit să creeze un nivel de protecție adecvat și care este recunoscut de Uniunea Europeana (de ex. EU-U.S. Privacy Shield);
c) persoana vizată si-a exprimat în mod expres consimțământul pentru transferul propus, după ce a fost informată despre orice risc potențial al transferului datelor în țara respectivă; sau
d) atunci când persoana vizată este incapabilă fizic sau legal pentru a-și da consimțământul și transferul este necesar pentru protejarea intereselor vitale ale acesteia sau ale altor persoane, transferul este necesar pentru unul din motivele stabilite de către Regulament, inclusiv executarea sau încheierea unui contract între GEM GLOW SRL și persoana vizată sau între GEM GLOW SRL și o altă persoană, dar în interesul persoanei vizate, motive de interes public, pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale, precum și pentru protecția intereselor vitale ale persoanei vizate.

În cazul în care nu este îndeplinită niciuna din condițiile arătate mai sus, transferul va putea fi totuși efectuat în cazul în care transferul nu este repetitiv, se referă doar la un număr limitat de persoane vizate, este necesar în scopul realizării intereselor legitime majore urmărite de operator asupra căruia nu prevalează interesele sau drepturile şi libertăţile persoanei vizate și operatorul a evaluat toate circumstanţele aferente transferului de date şi, pe baza acestei evaluări, a prezentat garanţii corespunzătoare în ceea ce priveşte protecția datelor cu caracter personal. În această situație operatorul trebuie să informeze atât autoritatea de supraveghere despre respectivul transfer, cât și persoana vizată cu privire la interesele legitime majore pe care le urmăreşte.

Securitatea prelucrărilor

GEM GLOW SRL implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător riscului cu diferite grade de probabilitate și gravitate pentru securitatea sistemului informatic și de comunicații.

GEM GLOW SRL stabilește obiective specifice de securitate a informațiilor, care sunt dezvoltate în conformitate cu obiectivele instituției, cu rezultatele evaluărilor de risc și cu planul de tratare a riscurilor.

Toți Angajaţii/personalul şi părţi externe vor beneficia de o pregătire adecvată. Consecinţele încălcării politicii de securitate a informaţiilor sunt stabilite în politica disciplinară, în contractele şi în acordurile cu terţii.

În funcție de volumul de date cu caracter personal prelucrate, obiectul de activitate al instituției, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, precum și riscul cu diferite grade de probabilitate și gravitate pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, operatorul, precum și persoana împuternicită de acesta, implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător acestui risc, incluzând printre altele, după caz:

(a) pseudonimizarea și criptarea datelor cu caracter personal;

(b) capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența continue ale sistemelor și serviciilor de prelucrare;

(c) capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică;

(d) un proces pentru testarea, evaluarea și aprecierea periodice ale eficacității măsurilor tehnice și organizatorice pentru a garanta securitatea prelucrării.

Prin evaluări periodice efectuate pentru verificarea menținerii conformității la nivelul instituției, se stabilește, dacă este cazul, necesitatea impunerii unor noi măsuri de securitate adaptate în funcție de posibilele riscuri pe care ar fi putut să le suporte GEM GLOW SRL.

La evaluarea nivelului adecvat de securitate, se ține seama în special de riscurile prezentate de prelucrare, generate în special, în mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod.

GEM GLOW SRLva avea în vedere și va implementa măsuri pentru asigurarea securității prelucrărilor, care vor consta în principal în următoarele:

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate doar de către persoane care acționează sub autoritatea GEM GLOW SRL și doar în baza autorizării individuale prealabile acordate de GEM GLOW SRL (în scris) fiecăreia dintre persoanele respective;
Accesul persoanelor autorizate la datele cu caracter personal în mediul online este posibil doar prin identificare bazată pe cod de utilizator și autentificare prin parolă unică (sau alte mijloace similare echivalente parolei unice) atribuite persoanei respective, acestea fiind ținute secrete față de orice alte persoane care nu au nevoie să acceseze acele date și sunt protejate corespunzător din acest punct de vedere;

iii. Accesul la documentele fizice se va face doar de către persoanele autorizate.

Utilizatorii pot accesa datele cu caracter personal în măsura în care au nevoie de aceste informații strict pentru îndeplinirea sarcinilor lor (need to know basis), în măsura în care este strict necesar pentru acest scop. Tipurile de acces sunt stabilite în funcție de funcționalitate (de ex.: scopurile de prelucrare a datelor aferente unui anumit departament conform registrului de date cu caracter personal) și de acțiunile implicate cu privire la datele cu caracter personal (de ex.: scriere, citire, ștergere), luând în considerare procedurile aplicabile fiecărui tip de acces;
Ștergerea datelor cu caracter personal este stabilită în scris prin intermediul regulilor stricte în cadrul procedurii dedicate și prin autorizarea unui număr foarte limitat de persoane, în corelare cu procedurile aplicabile. Dacă este cazul, în cazul documentelor fizice vor fi respectate regulile din legislația națională privind arhivarea documentelor și distrugerea acestora, conform politicii de arhivare a GEM GLOW SRL;
Documentele fizice care conțin date cu caracter personal vor fi stocate în spații închise, cu acces securizat prin sisteme de închidere și separat de alte documente care nu conțin date cu caracter personal;

vii. Documentele care conțin date cu caracter personal nu vor fi lăsate pe birou sau în locuri accesibile celorlalți angajați care nu au nevoie să le cunoască atunci când nu sunt folosite, iar în cazul în care este necesar să fie transmise în alte locații vor fi introduse în plicuri sigilate și transmise prin persoane care au obligații profesionale de confidențialitate;

viii. Persoanele neautorizate nu pot vedea/ avea acces la computere și terminale, iar acestea sunt amplasate în mod corespunzător pentru a exclude acest tip de acces/divulgare către asemenea persoane.

Telefonul de serviciu, adresa de e-mail furnizată de GEM GLOW SRL, precum și rețelele interne pot fi folosite numai pentru îndeplinirea îndatoririlor specifice serviciului în cadrul GEM GLOW SRL. Acestea sunt considerate echipamente de muncă și sunt resurse ale GEM GLOW SRL. Când o utilizare a acestora este permisă în scopuri personale, confidențialitatea telecomunicațiilor și legea națională privind telecomunicațiile vor fi respectate, în măsura în care acestea sunt aplicabile.

Evaluarea impactului asupra protecției datelor

Dacă ar exista un risc mare cu privire la drepturile și libertățile persoanelor vizate ce ar putea fi asociat cu activitatea de prelucrare a datelor, din cauza naturii, scopului și circumstanțelor prelucrării sau a utilizării noilor tehnologii, angajatul operatorului care este responsabil pentru respectiva aplicație (sau orice modalitate) ce prelucrează datele cu caracter personal, trebuie ca mai întâi să evalueze consecințele activităților de prelucrare pe care intenționează să le întreprindă pentru a proteja cât mai eficient datele cu caracter personal („Evaluarea impactului asupra protecției datelor”).

Evaluarea impactului asupra protecției datelor ar trebui realizată mai ales dacă:

a) Se prelucrează un volum mare de date sensibile sau date personale referitoare la fapte penale sau contravenționale ale persoanelor vizate;
b) Există o evaluare cuprinzătoare și sistematică a aspectelor personale ale persoanelor fizice, bazată pe o prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, ce vor forma baza pentru decizii ce vor avea efecte cu privire la acele persoane sau le-ar putea dezavantaja în alt fel;
c) Există o monitorizare extensivă și sistematică a ariilor de activități accesibile publicului.

Evaluarea impactului asupra protecției datelor ar trebui să cuprindă:

a) o descriere a prelucrării, scopurile ei și interesul legitim al operatorului, dacă este cazul;
b) o evaluare a necesității și proporționalității activității de prelucrare în relație cu scopul avut în vedere;
c) o evaluare a riscului pentru drepturile persoanelor fizice;
d) măsurile de diminuare a riscului luate și demonstrarea îndeplinirii acestora.

Dacă în urma Evaluării impactului asupra protecției datelor reiese că prelucrarea ar genera un risc ridicat în absența unor măsuri luate de către GEM GLOW SRL pentru atenuarea riscului, GEM GLOW SRL consultă autoritatea de supraveghere competentă înainte de prelucrare conform Regulamentului și va proceda conform instrucțiunilor acesteia.

Incidente privind încălcarea securității prelucrărilor datelor cu caracter personal

O încălcare a securității datelor reprezintă o distrugere, pierdere, alterare sau divulgare nelegală sau neintenționată a datelor cu caracter personal. În cazul unei încălcări a securității datelor (spre exemplu un atac hacker, o pierdere de către un expeditor) fiecare angajat este obligat să anunțe imediat despre acest incident superiorul ierarhic și Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal, chiar și în situația în care există doar suspiciunea unei astfel de încălcări.

O încălcare a securității din perspectiva Regulamentului există indiferent dacă încălcarea a fost cauzată cu sau fără intenție și indiferent dacă au fost afectate documentele originale sau copiile.

10.1.1. Informarea autorității de supraveghere și măsuri de remediere

Dacă există o încălcare a securității prelucrărilor datelor cu caracter personal, GEM GLOW SRL va notifica autoritatea de supraveghere competentă în cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință a respectivei încălcări, cu excepția cazului în care este improbabil ca acea încălcare să genereze un risc cu privire la drepturile și libertățile persoanelor vizate. Dacă notificarea se face cu depășirea termenului de 72 de ore, GEM GLOW SRL va furniza autorității justificarea motivelor de întârziere, iar informaţiile pot fi furnizate treptat, fără altă întârziere.

Notificarea va avea conținutul prevăzut de Regulament și, printre altele, va descrie consecințele probabile ale încălcării securității datelor cu caracter personal și măsurile luate sau propuse spre a fi luate pentru a remedia problema încălcării securității datelor cu caracter personal, inclusiv, după caz, măsurile pentru atenuarea eventualelor sale efecte negative.

Atunci când, și în măsura în care nu este posibil să se furnizeze informațiile în același timp, acestea pot fi furnizate în mai multe etape, fără întârzieri nejustificate.

Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal va păstra documente referitoare la toate cazurile de încălcare a securității datelor cu caracter personal, care cuprind o descriere a situației de fapt în care a avut loc încălcarea securității datelor cu caracter personal, a efectelor acesteia și a măsurilor de remediere întreprinse.

10.1.2. Informarea persoanei vizate cu privire la încălcarea securității datelor cu caracter personal

În cazul în care încălcarea securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, GEM GLOW SRL va informa persoana vizată fără întârzieri nejustificate cu privire la această încălcare. Existența a astfel de cazuri va fi confirmată cu Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal.

Informarea transmisă persoanei vizate va avea conținutul solicitat de Regulament și va include o descriere într-un limbaj clar și simplu a caracterului încălcării securității datelor cu caracter personal, precum și cel puțin o descriere a situației de fapt în care a avut loc încălcarea securității datelor cu caracter personal, a efectelor acesteia și a măsurilor de remediere întreprinse.

Informarea persoanei vizate nu este necesară în cazul în care oricare dintre următoarele condiții este îndeplinită:

GEM GLOW SRL a implementat măsuri de protecție tehnice și organizatorice adecvate, iar aceste măsuri au fost aplicate în cazul datelor cu caracter personal afectate de încălcarea securității datelor cu caracter personal, în special măsuri prin care se asigură că datele cu caracter personal devin neinteligibile oricărei persoane care nu este autorizată să le acceseze, cum ar fi criptarea;
GEM GLOW SRL a luat măsuri ulterioare prin care se asigură că riscurile ridicate identificate pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate nu mai sunt susceptibile să se materializeze;

iii. Informarea persoanei vizate ar necesita un efort disproporționat. În această situație, se efectuează o informare publică sau se ia o măsură similară prin care persoanele vizate sunt informate într-un mod la fel de eficace.

GEM GLOW SRL și Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal trebuie să ia măsurile necesare pentru a preveni alte pierderi de date, precum și să minimizeze pe cât posibil efectele negative ale unei astfel de încălcări. Astfel, vor trebui evaluate natura și gravitatea consecințelor pentru datele persoanelor. În măsura în care este necesar, poate fi numită o echipă pentru a repara efectele negative produse și pentru a reface condițiile optime pentru păstrarea datelor. De asemenea, ar trebui efectuate analize din punct de vedere tehnic pentru a descoperi cauzele evenimentului, în măsura în care este posibil.

Drepturile persoanelor vizate

Conducerea și angajații GEM GLOW SRL au obligativitatea de a cunoaște, respecta și garanta drepturile persoanei vizate. În acest sens, GEM GLOW SRL trebuie să asigure existența efectivă a modalităților prin care persoanele vizate își pot exercita drepturile.

GEM GLOW SRL oferă modalități de introducere a cererilor pe cale electronică, mai ales în cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate prin mijloace electronice.

GEM GLOW SRL va furniza persoanei vizate informații cu privire la acțiunile întreprinse în urma exercitării unuia dintre drepturile detaliate mai jos în termen de 1 lună de la data primirii solicitării persoanei vizate. Acest termen poate fi prelungit cu două luni atunci când este necesar, având în vedere complexitatea și numărul cererilor. Persoana vizată va fi informată în termen de o lună de la primirea solicitării cu privire la această prelungire, precum și cu privire la motivele întârzierii.

Toate cererile formulate de către persoanele vizate vor fi indicate în cadrul Registrului privind exercitarea drepturilor de către persoana vizată. Gestionarea Registrului se realizează de către Responsabilului cu protecția datelor.

11.1. Dreptul la informare și transparență

GEM GLOW SRL trebuie să asigure informarea persoanei vizate cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, astfel încât persoana vizată să își poată exercita drepturile oricând apreciază a fi oportun.

Principiul transparenței presupune ca orice informații care se adresează publicului sau persoanei vizate trebuie să fie

 concise,

 ușor accesibile și ușor de înțeles și

 să se utilizeze un limbaj simplu și clar, precum și vizualizare acolo unde este cazul.

11.2. Dreptul la acces

GEM GLOW SRL va respecta procedura pentru a asigura accesul persoanelor vizate la informații cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal.

Orice persoană vizată are dreptul de a cunoaște și de a i se comunica informații precum:

 scopurile în care sunt prelucrate datele,

 dacă este posibil perioada pentru care se prelucrează datele cu caracter personal,

 destinatarii datelor cu caracter personal,

 logica de prelucrare automată a datelor cu caracter personal și,

 cel puțin în cazul în care se bazează pe crearea de profiluri, consecințele unei astfel de prelucrări.

11.3. Dreptul la rectificare

Persoanele vizate au dreptul să solicite GEM GLOW SRL să le rectifice sau completeze datele, după caz, în temeiul unei declarații suplimentare. Persoanele vizate îsi asumă că vor suporta consecințele aferente în cazul în care furnizează date inexacte.

Dacă GEM GLOW SRL cunoaște faptul că datele cu caracter personal sunt inexacte, atunci va face eforturi pentru a le corecta și de a nu le prelucra până când datele sunt corectate.

Datele inexacte/incorecte vor fi corectate sau șterse fără întârzieri nejustificate. În acest sens se va aplica procedura privind ștergerea datelor cu caracter personal.

11.4. Dreptul de a restricționa prelucrarea

Persoanele vizate pot solicita operatorului să restricționeze prelucrarea datelor personale care le privesc. Consecința restricționării o reprezintă faptul că datele personale vor fi stocate de către GEM GLOW SRL, însă nu vor putea fi prelucrate decât în anumite scopuri determinate.

Cazurile în care persoana vizată poate obține restricționarea prelucrării sunt următoarele:

Persoana vizată a contestat exactitatea datelor, iar pe durata verificării acesteia GEM GLOW SRL restricționează prelucrarea;
Prelucrarea este nelegală (nu este întemeiată pe un temei legal), iar persoana vizată se opune ștergerii datelor, solicitând în schimb restricționarea prelucrării acestora;
GEM GLOW SRL nu mai are nevoie de datele cu caracter personal pentru scopurile prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
Persoana vizată s-a opus prelucrării datelor sale cu caracter personal întemeiate pe un interes public sau un interes legitim urmărit de GEM GLOW SRL, iar pe durata de timp necesară verificării dacă interesele legitime ale GEM GLOW SRL prevalează asupra celor ale persoanei vizate va fi restricționat prelucrarea.

Persoana vizată are dreptul de a fi informată de către GEM GLOW SRL înainte de ridicarea restricției la prelucrare.

11.5. Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”)

Persoanele vizate, care fac obiectul prelucrării respective au dreptul de a solicita și de a obține ștergerea datelor cu caracter personal în una din următoarele situații:

(i) Datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru atingerea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

(ii) Prelucrarea este întemeiată pe baza consimțământul persoanei vizate, iar aceasta își exercită dreptul la retragere al consimțământului și nu există niciun alt temei pentru prelucrare. Dacă datele sunt prelucrate pe baza altui temei decât consimțământul, atunci acest drept este inaplicabil;

(iii) Persoana vizată se opune prelucrării întemeiate pe un interes public sau un interes legitim urmărit de GEM GLOW SRL și nu există motive legitime care să prevaleze asupra celor ale persoanei vizate;

(iv) Persoana vizată se opune prelucrării datelor cu caracter personal efectuată în scopul comunicărilor publicitare/ comunicărilor de informare;

(v) Prelucrarea a fost efectuată în mod nelegal (fără un temei legitim);

(vi) Există o obligație legală în sarcina GEM GLOW SRL de a șterge datele cu caracter personal;

(vii) Datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii informaționale ale GEM GLOW SRL.

11.6. Dreptul la portabilitatea datelor

Daca datele sunt prelucrate în temeiul consimțământului persoanei vizate sau în temeiul unei obligații contractuale a GEM GLOW SRL (obligație decurgând dintr-un contract încheiat cu persoana vizată) sau au fost furnizate de către persoana vizată GEM GLOW SRL într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, iar prelucrarea este efectuată prin mijloace automate, persoana vizată are dreptul de a primi o copie a datelor sale cu caracter personal ori de a solicita GEM GLOW SRL transmiterea directă a acestora către un alt operator, atunci când este tehnic fezabil.

11.7. Dreptul de a se opune prelucrării/ Dreptul de a se opune prelucrării în scopuri de acțiuni publicitare/informare

Persoana vizată are dreptul de a solicita operatorului de date să înceteze activitatea de prelucrare dacă:

a) prelucrarea este efectuată în scopuri de comunicare/ publicitate/ informare pe baza consimțământului, iar persoana vizată exercită dreptul de retragere a consimțământului;
b) prelucrarea este întemeiată pe un interes public ori un interes legitim urmărit de GEM GLOW SRL, iar persoana vizată invocă motive legate de situația sa particulară.

11.8. Dreptul de a nu fi evaluat exclusiv pe baza prelucrării automate

Persoana vizată are dreptul de a nu fi supusă unei decizii care o afectează într-o măsură semnificativă, bazată exclusiv pe o prelucrare automată, fără intervenție umană.

Deciziile sunt automate atunci când GEM GLOW SRL ia o măsură care are impact asupra unei persoane, exclusiv pe baza prelucrării automate a datelor sale cu caracter personal, precum refuzul automat al unei recrutări din motive legate de practicile de recrutare electronice, fără nicio intervenție umană.

Prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal pentru scopul evaluărilor individuale ale angajaților (de ex. crearea unor profiluri cu abilități sau alte evaluări în legătură cu performanțele în munca sau analize ale situației economice s.a.) nu trebuie să fie temeiul exclusiv pentru decizii cu consecințe legale sau care au un impact semnificativ pentru persoanele vizate.

Procesul decizional automatizat este interzis atunci când decizia are un impact legal sau cu efect similar semnificativ asupra persoanei vizate, cu excepția situațiilor în care:

a) persoana vizată și-a dat consimțământul în mod expres;
b) prelucrarea este autorizată de lege;
c) prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract.

Persoana vizată trebuie notificată în legătură cu existența oricărei decizii individuale automatizate și a rezultatului acesteia, dându-i-se oportunitatea, în același timp, să răspundă față de cele arătate în respectiva decizie. Comunicarea acestui drept trebuie să fie explicită și prezentată în mod clar și separat de alte aspecte. Pentru evitarea unor decizii nesatisfăcătoare, GEM GLOW SRL trebuie să se asigure că persoana vizată are posibilitatea să verifice aceste rezultate, eventual existând chiar un test al plauzibilității acestora. Procesul decizional automatizat trebuie coordonat cu Responsabilul de protecția datelor cu caracter personal.

De asemenea, persoana vizată trebuie informată cu privire la rațiunea acestor procese decizionale automatizate sau de creare a profilurilor, semnificația și consecințele acestora, și trebuie să i se ofere dreptul să solicite intervenția din partea unei persoane fizice, să își exprime punctul ei de vedere și să poată contesta decizia.

11.9. Dreptul de a formula o plângere în fața autorităților competente

Persoana vizată are dreptul de a formula o plângere în fața autorității de supraveghere a prelucrării (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) ori în fața instanțelor competente.

Formarea personalului

Angajații GEM GLOW SRL care au acces la datele cu caracter personal sunt instruiți în vederea adaptării activităților astfel încât să respecte Regulamentul privind protecția datelor.

GEM GLOW SRL acordă importanță instruirii angajaților în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal și efectele riscurilor privind prelucrarea datelor. Astfel, pentru evitarea unor situații de pierdere, divulgare, ștergere sau accesare neautorizată, GEM GLOW SRL efectuează sesiuni de instruire a personalului angajat ce își desfășoara activitatea prin prelucrarea datelor cu caracter personal.

Ce sunt orgonii?